得意先では、一般顧客からの保育員・介護の派遣依頼に応じ、最適な登録スタッフを引当て、派遣し、作業内容に応じた料金を月ぎめで請求処理されております。
一口に保育員や介護といっても、その内容は多岐に渡り、基本となる作業の他にも、多数のオプションを選択する事ができます。
その結果、請求・給与処理は非常に複雑なものとなり、経理担当者ですら正しい金額を算出する事ができないような状態でした。
当システムでは、複雑なオプションにも対応し、スタッフの日々の勤務実績をＯＣＲでコンピュータに入力すれば、あとは全て自動的に顧客に請求書を発行し、スタッフの給与計算まで行います。
システム使用の利点
当システム導入前に行っていたオフコンでの運用と比較した結果、以下のように改善されました。
１．入力作業の簡素化
従来のオフコンでは煩わしかった入力作業が、当システムでは作業報告書をＯＣＲ対応のものとし、ＯＣＲを利用してコンピュータに入力するようにしました。
これにより、毎月の大量の報告書をスピーディーに入力する事ができるようになり、入力ミスも激減しました。
２．請求・給与計算の正確化
請求顧客に対する請求金額を正しく計算することは、当然のことですし、企業の信頼問題にも関わる事ですが、オフコンでは正しく計算されていませんでした。 当システムでは、複雑なオプションも含めて全て自動で正しい請求・給与処理が行えるようになりました。
運用が開始された直後、オフコンと当システムでの平行運用を行い、双方で請求書を発行して比較したところ、５００枚印刷された請求書のおよそ７割にあたる請求金額がマッチしませんでした。
金額の合わないものについて、全て調査を行ったところ、当システムの金額の方が正しいという結論でした。
基本的なオプションがオフコン側で対応できていなかったため、本来請求できる金額よりも安価な請求金額を算出していたのでした。 つまり、得意先は以前より、損をし続けてきたことが判明した訳です。
３．過去データの検索が可能
顧客に発行した請求書、スタッフの過去の作業報告書の全てを、パソコン上で検索し、表示・印刷する事が可能となりましたので、 顧客やスタッフからの問合せにも、その場ですぐに対応する事ができるようになりました。
４．トラブル対応の迅速化
また、リモートメンテナンスもできるようにしていますので、訪問しなくても通常のメンテや調査であれば、当社事務所より行えます。 もちろん、遠隔地のセンターに対しても、リモートメンテでの対応を行っています。
お客様の声
新しいシステムが導入されて、２年半がたちました。
このシステムが入るまで、大部分の顧客に対して間違った請求を行っていたことを思い出すと、いまだに冷や汗が出ます。
作業報告の入力がＯＣＲになったお陰で、毎月の請求業務が非常に楽になりました。
また、新しい業務やオプションが追加された時も、速やかに対応していただけたので、手計算で調整などを行わずに済み、大変助かっております。ありがとうございます。
